Vom Excel-Ticket zur Monatsrechnung per Klick
Ein Ticketsystem, das Servicefälle, Transportaufträge und die Abrechnung für einen Logistik- und IT-Dienstleister in einem System zusammenführt.
Die Ausgangslage
Teply übernimmt für Handels- und Logistikunternehmen Installationen, Reparaturen und Transporte. Tickets, Einsätze und Abrechnung liefen über ein gewachsenes System auf Basis von Excel-Daten.
Bei Skalierbarkeit, Bedienung und Abläufen stieß das an seine Grenzen. Eine Standardsoftware kam nicht in Frage, dafür waren die Abläufe zu speziell:
- Service- und Transporttickets mit ganz unterschiedlichen Feldern
- Eigene SLAs, Tarife und Standorte je Kund:in
- Sonderkosten und Material, die sauber in die Rechnung müssen
- Rechnungen, die automatisch entstehen und trotzdem nachvollziehbar bleiben
Unser Vorgehen
Gestartet haben wir mit einer Geschäftsanalyse. Bevor wir die erste Zeile Code geschrieben haben, war der gesamte Ablauf vom Ticketeingang bis zur Rechnung aufgezeichnet und mit Teply abgestimmt.
Workshops
Im Juli und November 2024 haben wir mit Teply Serviceeinsätze, Transporte und Abrechnung im Detail aufgenommen.
Userflow & Sitemap
Ein Ablaufplan zeigt jeden Schritt eines Tickets, die Sitemap ordnet alle Bereiche der Anwendung.
Low-Fidelity
Einfache Wireframes machen die umfangreichen Formulare greifbar, ohne dass schon über Farben diskutiert wird.
High-Fidelity
Das fertige Design mit echten Inhalten war Basis für die Umsetzung und für Tests mit dem Team.
Vom Ticketeingang bis zur Monatsrechnung
So sieht der Weg eines Servicetickets aus. Grün markiert sind die Schritte, die vorher manuell passiert sind und jetzt automatisch laufen.
Rollen: Admin, Techniker:in, Sachbearbeitung. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht.
Vom Wireframe zum fertigen Design
Ziehen Sie den Regler: links der Low-Fidelity-Prototyp, mit dem wir Struktur und Felder abgestimmt haben, rechts das finale Design der Ticketübersicht.
Ein System statt Excel und E-Mail-Postfach
Seit Frühjahr 2025 laufen bei Teply alle Service- und Transporttickets über eine Webanwendung. Jedes Ticket kennt Kund:in, Filiale, Techniker:in und Status. Wer im Büro sitzt, sieht sofort, was offen ist und was schon verrechnet werden kann.
Service und Transport
Zwei Ticketarten mit eigenen Feldern: Problem und Lösung beim Service, Abholung und Zustellung beim Transport.
Tickets aus E-Mails
Eingehende Anfragen werden automatisch zum Ticket. Bei jeder Statusänderung geht eine Benachrichtigung raus.
Einsätze und Zeiten
Abfahrt, Ankunft und Arbeitszeit je Techniker:in. Der Stundentarif wird automatisch berechnet.
Material und Sonderkosten
Ersatzteile, Reisekosten und Verpackungseinheiten werden am Ticket erfasst und fließen in die Rechnung.
Rechnungen
Pro Ticket oder als Monatsabrechnung, inklusive Support-Pauschalen. Export als PDF oder CSV.
Stammdaten und Rollen
Kund:innen nach Ländern und Tarifprofilen, SLAs und Kategorien. Admin, Techniker:in und Sachbearbeitung mit eigenen Rechten.
Monatsrechnung in wenigen Klicks
Kund:in und Monat wählen, Positionen prüfen, abrechnen. Tickets, Sonderkosten und monatliche Fixkosten landen gesammelt auf einer Rechnung. Vorher wurde das manuell zusammengestellt.
Was sich für Teply verändert hat
Jeder Einsatz ist mit Historie dokumentiert, von der ersten E-Mail bis zur Rechnung.
Die Abrechnung entsteht automatisch aus den erfassten Tickets und Kosten.
Offene Tickets und abrechenbare Leistungen sind auf einen Blick sichtbar.
Jedes Ticket ist klar Techniker:innen zugeordnet, mit vollständiger Historie.
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