Vom Papierbericht zum digitalen Tagesbericht
Wie wir für einen Elektrotechnik-Betrieb mit rund 12 Monteur:innen Papierberichte und doppelte Zeiterfassung abgelöst haben.
Die Ausgangslage
Die Monteur:innen haben ihre Arbeitsberichte auf Papier ausgefüllt. Im Büro wurden die Zeiten danach ein zweites Mal erfasst und die Rechnungen manuell aus den Berichten übertragen. Das hat jedes Mal mehrere Tage gedauert.
Dazu kam: Zuschläge mussten einzeln nachgerechnet werden, und wenn ein Bericht fehlte oder unleserlich war, ging die Suche los.
Unser Vorgehen
Bevor wir etwas entwickelt haben, haben wir uns angesehen, wie ein Arbeitstag bei HF Elektrik heute abläuft, auf der Baustelle und im Büro.
Workshop
Mit Geschäftsführer Rupert Franz Frühwirth haben wir geklärt, wo der Papierbericht am meisten Zeit kostet und was sich zuerst ändern soll.
Vom Bericht zur Rechnung
Mit Monteur:innen und Büro haben wir den Weg vom Arbeitsbericht über die Zeiten bis zur Rechnung nachgezeichnet.
Anforderungen
Das Anforderungsdokument beschreibt den Tagesbericht, die Zuschläge und wer im Team was sehen und bearbeiten darf.
Erster Baustein
Der digitale Tagesbericht mit Zeiterfassung kam zuerst, weil er die doppelte Erfassung sofort beendet.
Die Lösung
Der Tagesbericht läuft jetzt digital am Tablet und am Smartphone, auch ohne Netz auf der Baustelle. Fotos und Unterschrift der Kund:innen werden direkt vor Ort erfasst.
Die Zeiten fließen samt Zuschlägen automatisch in die Zeiterfassung. Das Büro exportiert die Daten für die Lohnverrechnung per Knopfdruck, statt sie abzutippen.
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